Thực hiện triển khai tiến hành một dự án thực tế như thế nào

10:16:56 08/04/2020 trong Tin kinh doanh

4 Bước để Tiến hành một dự án: Theo dõi, kiếm soát nghiêm ngặt. Báo cáo tiến độ. Tổ chức các cuộc họp hàng tuần và cuối cùng là Kiểm soát các vấn đề
Hướng dẫn đăng ký tài khoản Remitano & Cách xác thực để mua bán BTC, ETH, USDT bằng tiền VNĐ - Blog Tỷ Giá
4.0 trên 393 đánh giá

Đã đến lúc đưa kê hoạch vào hành động. Giai đoạn thực hiện thường là lúc phấn khởi nhất vì công việc thực sự được hoàn thành, nhưng nó cũng có thể khiến bạn chán nản nhất, công việc chi tiết có thể quá tẻ nhạt hoặc đôi lúc quá tải.

Theo dõi, kiểm soát quá trình và ngân sách

Bất kể bạn có sẵn một hệ thống kiểm soát dự án chính thức hoặc tự kiểm tra thường xuyên hay không, hãy cố gắng duy trì một góc nhìn tổng thể để không bị các chi tiết và những vấn đề nhỏ nhặt nhấn chìm. Các hệ thống phần mềm theo dõi dự án có thể giúp bạn đánh giá tiến độ. Nhưng không có phương pháp nào áp dụng được cho mọi dự án. Một hệ thống phù hợp cho dự án lớn có thể chôn vùi một dự án nhỏ bằng hàng đống giấy tờ, trong khi hệ thống hiệu quả cho dự án nhỏ lại không đủ sức kiểm soát một dự án lớn.

Hãy nhanh chóng đối phó với những thay đổi về dữ liệu hoặc thông tin khi chúng xuất hiện và tìm kiếm các dấu hiệu rắc rối ban đầu để có thể khởi xướng những hành động chính xác. Nêu không, tất cả những gì bạn đang làm chỉ là theo dõi mà không thực sự kiểm soát. Hãy giải thích với cả nhóm rằng những hành động đối phó với vấn đề nảy sinh sẽ không hiệu quả nếu bạn không nhận được thông tin kịp thời. (Đa phần, bạn chỉ cần cập nhật thông tin hằng tuần là đủ). Tuy nhiên, đừng vội nhảy ngay vào khắc phục vấn đề - hãy cho phép các thành viên nhóm tự xử lý những vấn đề nhỏ của họ.

Hãy quan sát các con số thực tê khi chúng xuất hiện để bảo đảm chúng khớp với ngân sách dự toán. Hãy sẵn sàng giải thích vì sao chi phí phát sinh là không tránh khỏi. Những chi phí phát sinh phổ biến trong các dự án bao gồm lương làm thêm giờ để giữ mọi thứ theo kê hoạch, phí tư vấn để giải quyết những vấn đề không lường trước và những biến động trong tỷ giá hối đoái.

Báo cáo tiến độ

Các bên liên quan thường muốn được cập nhật và nghe báo cáo tình hình thường xuyên. Hãy tham vấn họ để xem họ muốn biết nhiều thông tin đến đâu và dưới hình thức nào. Đừng che giấu hoặc làm giảm bớt tính nghiêm trọng của vấn đề, nếu không, bạn có thể dễ dàng biến chúng thành khủng hoảng thực sự. Nêu bạn thông tin đầy đủ cho các bên liên quan, họ có thể trở thành nguồn trợ lực tốt khi vấn đề phát sinh.

Tổ chức các cuộc họp nhóm hằng tuần

Khi đắm chìm trong các chi tiết dự án, bạn rất dễ xa rời các hoạt động trọng yếu và tập trung vào những việc bên lề lãng phí thời gian. Bạn và cả nhóm có thể duy trì sự tập trung bằng cách gặp nhau mỗi tuần một lần để xem xét điều gì là cần thiết đối với thành công của dự án - theo định kỳ.

Hãy soạn nội dung chương trình rõ ràng cho các cuộc họp của bạn. Hãy xây dựng chúng quanh các số liệu sản xuất, mục tiêu doanh thu hoặc bất kỳ thước đo nào khác mà bạn chọn để đánh giá hiệu suất. Nhiều hạng mục trong nội dung chương trình sẽ tự nhiên phát sinh từ các mục tiêu mà dự án đã bỏ lỡ, đáp ứng hoặc làm tốt hơn. ví dụ, bạn có thể cần thảo luận với nhóm xem có nên kết hợp việc đi công tác chung với dự án không, do nhận thấy sự suy giảm năng suất tại một văn phòng chi nhánh. Hoặc bạn có thể yêu cầu các nhà thiết kê sản phẩm trong nhóm tiếp tục gặp nhau hai tuần một lần vì họ đã mang lại thành quả sáng tạo gấp đôi kể từ khi bắt đầu làm thế. Hãy giữ đà tiến bằng cách theo dõi mọi việc cần làmhằng tuần và liên hệ chúng với các thước đo hiệu suất tổng thể. Ngoài ra, hãy ăn mừng những thành công nhỏ trong suốt quá trình - điều đó sẽ khuấy động lòng nhiệt tình của cả nhóm khi bạn dần hướng đến những mục tiêu lớn hơn.

Kiểm soát các vấn để

Một số vấn đề có hậu quả nghiêm trọng đến mức có thể đe dọa đến thành công của toàn bộ dự án. Dưới đây là bốn vấn đề lớn nhất mà bạn sẽ đối mặt:

  1. Không kịp thời hạn. vấn đề thường gặp nhất trong quản lý dự án là chậm tiến độ. Chậm trễ có lẽ là điều không tránh khỏi, nhưng thông thường, chí ít bạn vẫn có thể cải thiện tình hình. Bước đầu tiên là nhận ra bạn đang trễ tiến độ. Nếu theo dõi tiến độ dự án cẩn thận, bạn sẽ nhanh chóng nhận ra khi nào lịch trình được điều chỉnh để xử lý sự chậm trễ hoặc những điểm tắc bất ngờ.
  2. Mất kiểm soát phạm vi dự án. Thời gian chậm trễ có thể phát sinh từ áp lực nội bộ do phải thay đổi phạm vi dự án. Khi các bên liên quan yêu cầu thay đổi, việc của bạn là phải giải thích rõ với họ những thay đổi đó sẽ ảnh hưởng thê nào đến chi phí, thời gian hay chất lượng của dự án.
  3. Trong một số dự án, việc mất kiểm soát phạm vi là trận chiến không hồi kết đối với người quản lý. Sau khi thống nhất các cột mốc và ngân sách cụ thể, có thể mọi người mới bắt đầu nhận ra họ có thể đạt nhiều thành quả hơn nữa. Đừng để mình bị cuốn vào việc cố gắng giải quyết những vấn đề nằm ngoài phạm vi dự án đã thống nhất - ngay cả đó là những vấn đề mà công ty cần giải quyết gấp.

    1. Vấn đề chất lượng. Việc đảm bảo chất lượng đóng vai trò quan trọng trong thành công của bất kỳ dự án nào. Không may, đôi khi điều đó lại gây ra áp lực về thời hạn. Đừng vội tiến hành kiểm tra chất lượng chỉ để kịp lịch trình, và khi bạn thẩm định kết quả, hãy sử dụng những công cụ phù hợp nhất - chẳng hạn như các công cụ thẩm định chi tiết, danh sách kiểm tra hoặc mầu thống kê - để chấp nhận hay bác bỏ. Hãy trả lại những hạng mục bị bác bỏ hoặc yêu cầu làm lại, tùy thuộc chi phí của chúng.
    2. Vấn đề con người. Đây thường là những thách thức khó khăn nhất mà nhà quản lý dự án phải đối mặt. Nói chung, những vấn đề này có thể tránh được hoặc xử lý sớm nếu bạn trò chuyện thường xuyên với từng thành viên trong nhóm. Các cuộc họp nhân viên hằng tuần có thể vẫn chưa đủ; việc giao tiếp hằng ngày với từng cá nhân hay với cả nhóm có thể sẽ cần thiết.

    Hãy chú ý đến những dấu hiệu cho thấy vấn đề đang xuất hiện, chẳng hạn như khi một thành viên ngày càng tỏ ra căng thẳng và khó chịu, mất nhiệt huyết hoặc không có khả năng ra quyết định. Khi nhận thấy những dấu hiệu như vậy, hãy nhanh chóng tìm ra trọng tâm vấn đề và giải quyết nó. Đừng để một sự bức xúc nhỏ trở thành một thảm họa lớn.

 

 

Tags:

Bình luận


Đọc thêm


Tin liên quan

Lập Kế Hoạch Lộ Trình Cho Một Dự Án như thế nào

Lập Kế Hoạch Lộ Trình Cho Một Dự Án như thế nào

08/04/20 trong - Tin kinh doanh

Danh Sách Các Sở Giao Dịch Vàng

Danh Sách Các Sở Giao Dịch Vàng

07/04/20 trong - Tin kinh doanh

Giải mã bí mật Đầu Tư Vàng - Phần 2 : Tinh Luyện Vàng

Giải mã bí mật Đầu Tư Vàng - Phần 2 : Tinh Luyện Vàng

07/04/20 trong - Tin kinh doanh

Giải mã bí mật Đầu Tư Vàng - Phần 1 : Khai Thác Vàng trên thế giới

Giải mã bí mật Đầu Tư Vàng - Phần 1 : Khai Thác Vàng trên thế giới

07/04/20 trong - Tin kinh doanh

Bí ẩn của Bitcoin và Bật Mí Cách Làm giàu từ Bitcoin

Bí ẩn của Bitcoin và Bật Mí Cách Làm giàu từ Bitcoin

07/04/20 trong - Tin kinh doanh