Lập Kế Hoạch Lộ Trình Cho Một Dự Án như thế nào

10:05:31 08/04/2020 trong Tin kinh doanh

Vấn đề thực sự sẽ trở nên rõ ràng hơn khi bạn nhận ra tất cả các bên liên quan - tức bộ phận hoặc những người nào có thể bị các hoạt động hay kết quả của dự án làm ảnh hưởng, ai là người sẽ đóng góp các nguồn lực (con người, không gian, thời gian, công cụ và tiền bạc) và ai sẽ sử dụng,
Hướng dẫn đăng ký tài khoản Remitano & Cách xác thực để mua bán BTC, ETH, USDT bằng tiền VNĐ - Blog Tỷ Giá
4.0 trên 393 đánh giá

Khi nghĩ đến việc lập kê hoạch dự án, mọi người có khuynh hướng nhảy ngay vào việc lập lịch trình - nhưng thực ra, đến giai đoạn triển khai bạn mới phải thực hiện phần đó. Lập kế hoạch nghĩa là xác định những yếu tố cơ bản: chúng ta cần giải quyết vấn đề gì, ai sẽ tham gia và thực hiện việc gì.

Xác định vấn để thực sự cần giải quyết

Trước khi bạn bắt đầu, hãy dành thời gian xác định vấn đề thực sự mà dự án cần giải quyết, vấn đề này không phải lúc nào cùng rõ ràng.

Trước khi thiết lập cơ sở dữ liệu, bạn nên hỏi xem mình cần loại dữ liệu nào, cần làm gì với chúng, cần khắc phục sớm trong bao lâu... Nếu không, bạn sẽ có nguy cơ lãng phí thời gian và tiền bạc khi đề ra một giải pháp quá đơn giản, quá phức tạp hoặc quá muộn màng, hoặc một giải pháp không đáp ứng được những gì mà người sử dụng cần ở nó.

Xác định các bên liên quan

Vấn đề thực sự sẽ trở nên rõ ràng hơn khi bạn nhận ra tất cả các bên liên quan - tức bộ phận hoặc những người nào có thể bị các hoạt động hay kết quả của dự án làm ảnh hưởng, ai là người sẽ đóng góp các nguồn lực (con người, không gian, thời gian, công cụ và tiền bạc) và ai sẽ sử dụng, được lợi từ kết quả của dự án. Họ sẽ làm việc với bạn để làm rõ thê nào thì dự án được xem là thành công. Hãy yêu cầu họ nhất trí với những gì bạn mong đợi vào cuối dự án và những gì họ sẵn sàng đóng góp. Và nếu các bên liên quan thay người giữa chừng, hãy chuẩn bị không chỉ để thích nghi với những người mới mà còn cả những người còn lại trong bất kỳ quyết định nào nhằm định hướng lại dự án.

Cho dù đang quản lý một dự án trong một tập đoàn hay làm việc như một chuyên viên tư vấn độc lập, điều tối quan trọng là bạn phải có được sự ủng hộ của những người mình cùng làm việc. Họ có thể có tầm nhìn sâu xa, đòi hỏi một lượng lớn công việc trong một khoảng thời gian phi thực tế hoặc kỳ vọng bạn làm nên những phép màu trong khi không đủ nguồn lực hay nhân sự. Là người quản lý dự án, bạn sẽ cần đảm bảo các yêu cầu và nguồn lực cân đối với nhau. Nêu không, bạn sẽ phải nhận thất bại.

Xác định các mục tiêu của dự án

Một trong những nhiệm vụ hoạch định thách thức nhất chính là hòa hợp những kỳ vọng khác nhau của các bên liên quan thành một tập hợp các mục tiêu chặt chẽ và dễ kiểm soát. Thành công của dự án sẽ được đo lường dựa trên cách thức bạn đáp ứng những mục tiêu đó. càng làm rõ chúng ngay từ đầu, bạn sẽ càng ít phải đối mặt với những bất đồng về việc có đáp ứng được những kỳ vọng đó hay không. Tuy nhiên, giai đoạn lập kê hoạch vẫn còn nhiều thay đổi liên tục, nên bạn sẽ phải chỉnh sửa các mục tiêu của mình sau đó, khi đã thu được thông tin về những điều mình cần đạt được.

Khi xác định mục tiêu, hãy suy nghĩ KHÔN NGOAN (SMART). Các mục tiêu cần phải:

• Cụ thể (Specific);

Đo lường được (Measurable);

  • Hướng đến hành động (Action-oriented);
  • Thực tê (Realistic);
  • Có thời hạn (Time-limited).

Giả sử phòng nhân sự được giao nhiệm vụ xác định các nhà cung cấp chương trình phúc lợi sức khỏe tiềm năng mới cho công ty, do mức độ phục vụ của các nhà cung cấp hiện tại không tương xứng với số tiền mà nhân viên phải trả cho họ. Các mục tiêu SMART của dự án này có thể là:

  1. Khảo sát : ít nhất sáu <đo lường được> nhà cung cấp phải đáp ứng những tiêu chí ngưỡng tối thiểu của phòng nhân sự về chất lượng dịch vụ;
  2. Tiến cử : trong cuộc họp của ban giám đốc vào tháng sáu , ba nhà cung cấp đưa ra các điều khoản tốt nhất và đầy đủ nhất với chi phí thấp hơn ít nhất 10% so với mức đóng hiện tại của mỗi nhân viên công ty.

Hãy lưu ý các yếu tố sau đây khi bạn xác định mục tiêu cho dự án

  • Chất lượng. Xác định tiêu chuẩn chất lượng, cách đo lường cũng như đáp ứng chúng;
  • Tổ chức. Hiệu chỉnh các mục tiêu tùy thuộc vào con người và các nguồn lực có sằn khác;
  • Truyền đạt thông tin. xác định các thông tin mà mỗi bên liên quan cần và cách truyền
  • đạt cho họ.

Xác định phạm vi, nguồn lực và các nhiệm vụ chính

Nhiều dự án thất bại vì chúng vượt quá khả năng xử lý, do đó xem nhẹ thời gian cũng như lượng vốn cần thiết, hoặc vì một phần quan trọng của công việc bị bỏ qua. công cụ có thể giúp bạn tránh những vấn đề này chính là cấu trúc Phân rã công việc (Work Breakdown structure - WBS). Nó đóng vai trò hỗ trợ quá trình xác định phạm vi, nhiệm vụ và lập dự toán (xem ví dụ ở phần sau chương này). Ý tưởng cơ bản là hãy chia nhỏ các hoạt động phức tạp thành những đơn vị dễ quản lý nhất.

Đê’ lập WBS, ta cần:

Đặt câu hỏi: “Phải làm gì để hoàn thành việc X?”;

  • Tiếp tục đặt ra câu hỏi trên đến khi bạn xác định được các nhiệm vụ không thể phân nhỏ hơn nữa;
  • Ước tính bạn sẽ mất bao lâu để hoàn thành các nhiệm vụ trên và nó sẽ tiêu tốn của bạn bao nhiêu tiền cũng như số giờ làm việc.
  • Một WBS thường bao gồm 3-6 cấp độ hoạt động được phân nhỏ. Dự án càng phức tạp sẽ càng có nhiều cấp độ. Theo nguyên tắc chung, bạn không nên chia nhiều hơn 20 cấp độ - chỉ những dự án cực lớn mới đòi hỏi nhiều đến thế.

Trong giai đoạn lập kê hoạch này, bạn đừng lo lắng về thứ tự các hoạt động. Bạn chỉ phải lo đến việc lập lịch trình trong giai đoạn triển khai. Thay vì thế, hãy sử dụng WBS nhằm lập ra một khung sườn khi bạn đã nắm rõ hơn các mặt nhân sự, ngân sách và những ràng buộc về thời gian. Lập dự toán thoáng là phương pháp được chấp nhận để giảm bớt rủi ro, nhưng hãy tiến hành công khai và thông báo nguyên nhân với các bên liên quan.

Nhờ lập kê hoạch cẩn thận, bạn có thể ước lượng mình cần bao nhiêu người, với những kỹ năng nào cho dự án. Bạn cũng sẽ tính toán được dự án sẽ kéo dài khoảng bao lâu.

Chuẩn bị đánh đổi

Thời gian, chi phí và chất lượng là ba biến số tương quan lẫn nhau và thường quyết định bạn có thể đạt được điều gì.

Chất lượng = Thời gian + Chi phí

Khi thay đổi bất kỳ biến số nào trong ba biến số trên, bạn sẽ thay đổi kết quả. Tất nhiên, những thay đổi như thê thường xảy ra vào giữa dự án. ví dụ, nếu khung thời gian để phát triển một hệ thống quản lý dữ liệu mới đột nhiên bị giảm một nửa, thì bạn hoặc sẽ tuyển gấp đôi số người, hoặc sẽ phải hài lòng với một hệ thống không bền vững như dự tính ban đầu. Đừng để những sự cố lặt vặt này ảnh hưởng đến các hoạt động mang sứ mệnh cốt yếu. Điểm mấu chốt là bạn phải đặt ra một giới hạn chất lượng đáp ứng được nhu cầu của các bên liên quan.

Nêu ngay từ đầu bạn biết biến số nào quan trọng nhất đối với mỗi bên liên quan, bạn sẽ có những thay đổi đúng đắn trong quá trình thực hiện. Trách nhiệm của bạn là phải thông báo cho mọi người về mọi sự điều chỉnh và cho họ biết hệ quả về mặt thời gian, chi phí và chất lượng.

 

Tags:

Bình luận


Đọc thêm


Tin liên quan

Danh Sách Các Sở Giao Dịch Vàng

Danh Sách Các Sở Giao Dịch Vàng

07/04/20 trong - Tin kinh doanh

Giải mã bí mật Đầu Tư Vàng - Phần 2 : Tinh Luyện Vàng

Giải mã bí mật Đầu Tư Vàng - Phần 2 : Tinh Luyện Vàng

07/04/20 trong - Tin kinh doanh

Giải mã bí mật Đầu Tư Vàng - Phần 1 : Khai Thác Vàng trên thế giới

Giải mã bí mật Đầu Tư Vàng - Phần 1 : Khai Thác Vàng trên thế giới

07/04/20 trong - Tin kinh doanh

Bí ẩn của Bitcoin và Bật Mí Cách Làm giàu từ Bitcoin

Bí ẩn của Bitcoin và Bật Mí Cách Làm giàu từ Bitcoin

07/04/20 trong - Tin kinh doanh

Miliket: Vẫn phương châm

Miliket: Vẫn phương châm "sống ổn" với tăng trưởng doanh số duy trì mức 4%, song lợi nhuận đã bắt đầu sụt giảm lần đầu từ lúc chào sàn

05/04/20 trong ttvn.vn - Tin kinh doanh