Cách thức triển khai một dự án như thế nào

Trong giai đoạn triển khai, bạn sẽ tập hợp đội ngũ lại với nhau. 

trong nhóm, các kỹ năng cần thiết và trao đổi với mỗi thành viên về bộ kỹ năng của riêng họ trước khi giao việc. Phương pháp này sẽ mở đầu cho quá trình giao tiếp và sự gắn kết trong nhóm, ví dụ, nếu dự án cần một kỹ năng mà không ai trong nhóm sở hữu, các thành viên có thể biết ai đó có kỹ năng này hoặc có thể họ sẽ muốn được đào tạo.

Rõ ràng, bạn không thể tự làm mọi việc, ngay cả khi bạn muốn thế. Sau khi quyết định mình sẽ phân công nhiệm vụ cho thành viên như thế nào, hãy cung cấp cho mỗi người những thông tin và nguồn lực cần thiết, rồi để thành viên tự làm việc của mình. Khi dự án diễn ra, bạn có thể ủy thác thêm nhiều nhiệm vụ cho họ hơn dự kiến ban đầu. Hãy linh hoạt, nhưng đừng quên rằng bạn, người quản lý dự án, chính là người sẽ chịu trách nhiệm về kết quả.

Lập lịch trinh

Sẽ rất tốt nếu bạn có thể tổng hợp lại những việc cần làm và nói: “Với nguồn lực hiện có, chúng tôi sẽ cần bấy nhiêu đây thời gian” - và nhận được chính xác những gì mình yêu cầu. Nhưng thực tê là hầu hết các dự án đều có ngày bắt đầu và kết thúc cố định, bất kể nguồn lực sẵn có ra sao.

Đê’ lập một lịch trình sát với thực tê trong phạm vi các ràng buộc trên, hãy đi ngược từ các hạn chót bắt buộc mà bạn đã biết - tức những cột mốc không thể thay đổi - để xem khi nào bạn cần sẵn sàng cho thấy kết quả. ví dụ, nếu bạn phải chuẩn bị một báo cáo thường niên cho cuộc họp cổ đông và biết rằng nhà in phải mất hai tuần mới xong, thì mọi công tác mỹ thuật và sao in báo cáo phải sẵn sàng được gửi đến nhà in vào hai tuần trước cuộc họp.

3. Dùng kết quả mong đợi để lập nên một lịch trình với các hạn chót thực tế;
4. Xác định những điểm tắc có thể ảnh hưởng xấu đến lịch trình;
5. Xác định cách loại bỏ những điểm tắc hoặc tăng thêm thời gian xử lý chúng;
6. Thiết lập hệ thống kiểm soát và liên lạc để cập nhật và điều chỉnh lịch trình;
7. Duy trì sự tham gia của mọi bên liên quan và thông tin cho họ về tiến độ của dự án, cũng như bất kỳ sự điều chỉnh nào trong lịch trình.

Tổ chức cuộc họp triển khai

Ngay sau khi chọn thành viên đội ngũ và lập lịch trình xong, hãy triệu tập mọi người tham gia cuộc họp triển khai. Hãy trình bày kê hoạch và các mục tiêu với cả nhóm càng chi tiết càng tốt, đồng thời đánh giá khung thời gian đề xuất. Hãy làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng người.

Hãy khuyên khích mọi người chỉ ra những vấn đề có thể xảy ra và 

• Trang thiết bị. Nhóm bạn có cần gì khác ngoài các máy tính và phần mềm thông thường không?
• Không gian. Mọi người có phải sắp xếp lại chỗ làm việc không? Chỗ mới cần diện tích bao nhiêu và chi phí ra sao? có phải tốn chi phí bảo dường thường xuyên không?
• Nghiên cứu. Bạn có phải mua các nghiên cứu hoặc dữ liệu để hỗ trợ cho dự án không? Nhóm của bạn phải tự thực hiện bao nhiêu nghiên cứu? với chi phí bao nhiêu?
• Chi phí vốn. Bạn cần trang thiết bị hay dạng nâng cấp kỹ thuật đắt tiền nào để thực hiện công việc? Chi phí vốn có hoàn lại được không? Nêu có thì thê nào?
• Chi phí chung. Chi phí chung dự kiến của bạn là bao nhiêu? Con số đó có khớp với tỷ lệ phần trăm định mức dành cho chi phí chung của công ty bạn không?

Sau khi nhập số liệu từ những hạng mục chuẩn trên vào ngân sách, hãy hỏi một cố vấn đáng tin cậy xem bạn có quên gì không. Hay bạn có bỏ qua phí bảo hiểm, phí giấy phép hay phí hỗ trợ kê toán và pháp lý?

Một khoản ngân sách, dù được lên kê hoạch kỹ lưỡng đến đâu, cũng chỉ là dự toán tốt nhất của bạn. Hãy lường trước rằng con số thực tê có thể chệch khỏi dự toán ban đầu và hãy linh hoạt hết mức có thể trong giới hạn thời gian, yêu cầu về chất lượng và tổng số tiền có sẵn.